Reuniones Eficientes

Mantener una buena comunicación es un hábito importante para los equipos de trabajo y las relaciones cliente- proveedor de servicio. Planea, conduce y genera contenido de valor a partir de reuniones eficientes. Nos enfocamos a las videoconferencias colectivas.

Antes de la reunión

Evalúa si la reunión es necesaria

Un día laboral eficiente y saludable en casa no es tarea fácil. this meeting could have been an email Antes de convocar a reunión analiza si es necesaria. La mayoría de reuniones tipo informativas pueden enviarse en un correo electrónico o chat.(prueba slack).

Agenda oportunamente y define la duración de la reunión

Define la fecha y horario de la reunión con tiempo suficiente para tener una logística adecuada y solicita confirmación de asistencia (usa google calendar). De acuerdo al tipo y tema de la reunión define la duración (se recomienda no más 15 minutos).

Define el objetivo y tipo de reunión

Limita la reunión a tratar un solo objetivo. Al menos podemos distinguir tres tipos de reuniones: Informativas, Creativas o de Seguimiento. Las informativas sólo son necesarias para temas de alta importancia o trascendencia y cuando sea necesario recibir retroalimentación: Cambio de estructura, cambio de estrategia, Ajuste de tiempos de entrega. Las creativas abordan un problema o reto y tras la reunión llegan a una solución. Se establece el número máximo de asistentes, las reglas de participación y límites bien definidos para mantener la eficiencia. Las reuniones de seguimiento tienen por objeto revisar los avances de las actividades asignadas, fijar nuevas metas a concretar para la próxima reunión así como las facilidades y obstáculos para completar la actividad en tiempo y forma.

Enlista los asistentes y asigna roles

De acuerdo al tipo de reunión selecciona los miembros del equipo u organización que serán convocados a la reunión. Al menos reconocemos dos roles a cubrirse entre los asistentes: el moderador y el rol que registra los acuerdos (al que podríamos llamar secretario) Determina estos roles entre los asistentes.

Define la orden del día

Ordena los puntos a tratar de manera sistemática aplicando la regla: "No puedo hablar de un tema que no se conoce". Cuida que los puntos a tratar no se aparten del objetivo.

Prepara los materiales que se utilizarán durante la reunión

Si ya aplicas las 5S en tu equipo este paso será sencillo. Consiste en concentrar los documentos que se utilizarán en la reunión así como verificar que el contenido sea el correcto.

Revisa el correcto funcionamiento de tu equipo comunicación

Al menos de 10-20 minutos antes de la reunión verifica tu conexión a Internet, que la plataforma funcione correctamente, que los documentos abren correctamente y desactiva las notificaciones de tu celular. De manera adicional puedes revisar tu aspecto personal en la pantalla : La Luz es adecuada (una ventana detrás durante el día puede volverte una simpática silueta parlante), me encuentro presentable, ¿que aparece al fondo? etc.

Durante de la reunión

Puntualidad, tanto en el comienzo como en la duración.

Inicia a tiempo, respeta la puntualidad de los asistentes y no alargues innecesariamente la reunión. Concéntrate en el objetivo y reserva un par de minutos al final para cerrar cordialmente al reunión y agradecer la asistencia.

Saludo general, presentación del objetivo, la orden del día y roles

Inicia la reunión con un saludo cordial, no lo extiendas ni entres en detalles. Si un asistente requiere una atención adicional por algún tema pendiente particular discútelo en privado. Presenta el objetivo, la orden del día y reitera los roles.

Manejar un límite de tiempo sugerido para cada tema

Evitar la discusión innecesaria. Si un tema se complica agenda una reunión posterior sólo con los asistentes directamente involucrados. El moderador puede recordarle a cada asistente su tiempo restante e intervenir para frenar discusiones que ya no estén aportando a la reunión.

Toma nota de los acuerdos y las actividades acordadas

Quien es designado para realizarlas y fechas de entrega. (Puedes tener abierto un tablero de Trello para anotar)

Participaciones centradas en tres vías: que hiciste ayer, que actividades tienes para hoy, obstáculos para llegar al objetivo.

Si es una reunión de seguimiento de actividades cada asistente puede tener una intervención para brevemente explicar estos tres puntos. Atiende tan pronto como termine la reunión los puntos que están obstaculizando el desarrollo de las actividades.

Acuerda la hora, fecha y roles para la siguiente reunión.

Al final de las participaciones decidan entre los asistentes los detalles de la siguiente reunión e intercambien roles.

Después de la reunión

Revisar los acuerdos

Al final de la reunión el rol que anotó los acuerdos (secretario) debe agregarlos en un documento o integrarlos a la plataforma de gestión de proyectos y enviarlo/ notificarlo al equipo por el canal de comunicación elegido. Adicionalmente también agregarlo a una carpeta compartida para llevar un seguimiento documentado y concentrado.

Designación de actividades

De acuerdo al método o técnica que se siga, llevar registro de las actividades delegadas con fechas de entrega.

Material de la reunión

Compartir con el equipo los insumos necesarios de manera oportuna para llevar a cabo las actividades en tiempo y forma